Tietoa Gramexista , Rekisteriselosteet , Tilitysrekisteri

Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 §

Laatimispvm: 4.10.2004


1. Rekisterinpitäjä


Nimi
Esittävien taiteilijoiden ja äänitteiden tuottajien tekijänoikeusyhdistys Gramex r.y.


Yhteystiedot
Pieni Roobertinkatu 16 B, 00120 Helsinki
http://www.gramex.fi/
puh. (09) 6803 400, fax (09) 6803 4010

 


2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö


Nimi
Asiakaspalvelupäällikkö Tarja Henriksson


Yhteystiedot
Pieni Roobertinkatu 16 B, 00120 Helsinki
tarja.henriksson[at]gramex.fi
puh. (09) 6803 4016

 


3. Rekisterin nimi


Tilitysrekisteri (sisältää osarekisterit: Ääniterekisteri, Asiakasrekisteri ja Soittotapahtumarekisteri)

4. Henkilötietojen käsittelyn
tarkoitus
(rekisterin käyttötarkoitus)


Rekisteriä käytetään Gramexin ja esittävien taiteilijoiden sekä äänitteiden tuottajien välisten asiakassuhteiden hoitamiseen, uusien äänitteiden rekisteröimiseen, asiakasyhteydenpitoon, tekijänoikeuskorvauksien tilitykseen ja tilityksen oikeellisuuden varmistamiseen sekä esittävien taiteilijoiden ja äänitteiden tuottajien oikeuksien ja etujen edistämiseen. Rekisteriä voidaan käyttää myös kansainvälisiin tilityksiin.

5. Rekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteri: henkilön Gramex-numero, asiakkuuden alkamispäivä ja sopimusnumero, nimi, taiteilijanimi, henkilötunnus, mahdollinen kuolinaika ja mahdolliset perilliset ja heidän yhteys- ja tilitystietonsa, bändijäsenyydet, ja lukumäärä ja luettelo Gramexin ääniterekisterissä olevista kappaleista/urista joilla asiakas esiintyy tai jotka hän on tuottanut, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, Gramex-lehden postitustieto, pankkiyhteys, verotiedot verottajalta ja asiakkaalta, vuosittaiset Gramex-korvaukset ja niiden erittelyt, mahdolliset Gramex-korvauksen ulosottoon liittyvät tiedot, kansainvälisiin tilityksiin liittyvät tiedot (IPD ja GVL-tilitykset), asiakassuhteen hoitoon liittyvät huomautuskentät.

Ääniterekisteri: Pääesittäjän nimi, kappaleen taiteilijajakotiedot, jotka sisältävät seuraavia henkilöön yhdistettäviä tietoja: ominaisuus äänitteellä (esim. muusikko, solisti), osuuksien lukumäärä (kuinka monta "stemmaa" soittanut kappaleella), Gramex-numero, nimi, henkilötunnus, postinumero ja postitoimipaikka.

Soittotapahtumarekisteri: Käyttäjän ilmoittama tieto soittotapahtumista, sisältää äänitteen tiedot ja esittäjän nimen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakas itse ilmoittaa/päivittää rekisteriin merkittävät omat tietonsa. Äänitteen tuottaja ilmoittaa ääniteilmoituksessa äänitettä koskevat tiedot taiteilijoista osoitteineen, syntymäaikoineen ja Gramex-numeroineen tilitystä varten.

Äänitteen käyttäjät raportoivat käyttämänsä äänitteet Gramexille esittäjätietoineen.

Verottaja toimittaa asiakkaan verotiedot.

Posti toimittaa asiakkaiden muuttuneita osoitetietoja.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja luovutetaan teknisen käyttöyhteyden avulla kansainvälisiin IPD- ja VRDB -rekistereihin (nimi, syntymäaika, sukupuoli, rooli äänitteellä, taiteilijanimi) individuaalisten kansainvälisten tilitysten mahdollistamiseksi.

Nimi- ja osoitetiedot Gramex-lehden postitusta varten postittajayritykselle teknisen käyttöyhteyden avulla.

Verottajalle tiedot tilityksistä.
8. Rekisterin suojauksen periaatteetA. Manuaalinen aineisto
Käsiteltävää aineistoa säilytetään Gramexin tiloissa, joka pidetään lukittuna henkilöstön ollessa muualla. Arkistot säilytetään lukituissa arkistotiloissa.

B. ATK:lle talletetut tiedot
Ainoastaan Gramexin tilitysosaston työntekijöillä on oikeus käyttää ko. rekisteriä. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana, jotka vaaditaan sisäänkirjautumisen yhteydessä.